En matière de gestion commerciale, chaque client a ses besoins spécifiques. Il faut donc pouvoir s’adapter.

La gestion commerciale Flex répond à la majorité des demandes restées sans solution dans votre ancien logiciel.

Comme Flex récupère les données des gestions commerciales de toute une série de produits concurrents vous migrerez de l’un à l’autre en un minimum de temps.

Du jour au lendemain, vous profitez des multiples avantages de Flex qui augmenteront votre productivité :

• Touches fonctions pour un encodage plus rapide
• Listes et impressions paramétrables
• Envoi des documents par e-mail (intégration avec Outlook/Outlook express / Thunderbird)
• Import / export Excel
• Rapidité de sa base de données
• Statistiques paramétrables dans les consultations clients et articles
• Nombreux modules
• Evolutivité – contrat de mise à jour

GESTION A LA CARTE DU CYCLE DES DOCUMENTS Notre métier c’est de vous faire facturer … et payer.

Avant cela il y a une série d’étapes plus ou moins longues suivant votre activité.
Exemples :

Offre -> commande client -> fabrication -> livraison -> facturation -> paiement

Offre -> commande client -> commande aux fournisseurs -> livraison fournisseurs -> fabrication -> livraison clients -> facturation -> paiement

Offre -> livraisons clients -> facturation -> paiement

Comme tous les cas se retrouvent dans la vie des entreprises, Flex a essayé de les envisager dans leur ensemble. Le logiciel sera mis en place par notre technicien qui selon vos désidérata établira le ou les circuits que vous utilisez dans votre activité. Des cas particuliers tels que livraison sur un site distant avec prise de commande et prise d’acompte puis report des facturations sur le site central sont également mis en œuvre.

ici une commande client.

Un exemple d’encodage d’une vente comptoir :

• SELECTION DU VENDEUR

• SELECTION DU MODE DE PAIEMENTS

• LA VENTE EN ELLE-MEME :

• Ecran de la liste des offres en cours.

Partant du principe que souvent un document revient en tout ou en partie

Flex propose une fonction simple qui permet de copier tout ou une partie d’un document.

Flex innove encore en intégrant un lien entre les documents, à tout moment vous pouvez retrouver le circuit de l’information.

On voit ici le parcours depuis l’offre jusqu’à la facture d’un même document pour le client LEJEUNE.

CHAQUE DOCUMENT A DES ETATS VARIABLES

LES OFFRES

LES FACTURES

Et vous pouvez redéfinir des états qui vous seront spécifiques.

Voilà qu’il devient très simple de demander par exemple toutes les offres en cours ou toutes les factures à échéance…

RAYON / FAMILLE / SOUS-FAMILLE / TAILLE / COULEUR / MODELE / MARQUE / SAISON / MATIERE…

Les informations ont besoin d’être regroupées pour en tirer des conclusions.

Partant de ce constat, Flex ouvre la porte aux zones analytiques dans les documents / articles / clients de manière très souple à nouveau.

Pour chacun des fichiers :

Articles : on va pouvoir si nécessaire définir de 1 à 10 zones.

Ces zones seront totalement personnalisées à vos besoins.

Pour un bijoutier, on aura par exemple : Rayon / Matière

Pour une superette ce sera : Département / Rayon / Famille

Même le libellé des codes est à votre choix et la longueur requise aussi.

Vous serez conquis car toutes les grilles / impression / requêtes sont directement exploitables en excel / open office par simple click droit.

Là encore vous ne serez pas déçus car toutes les grilles sont imprimables depuis le logiciel. Il ne s’agit pas ici d’un produit non terminé où l’on vous répondra à chaque demande – faites un export en excel. Le produit se suffit à lui-même et l’utilisation du tableur est optionnelle pour les dirigeants qui aiment « triturer » leurs chiffres…

Partout dans le logiciel, on a introduit la couleur afin d’aider l’utilisateur et  lui simplifier la tâche. Il ne s’agit pas d’un gadget mais ces repaires visuels confirment directement à l’utilisateur qu’il est dans le bon.

2 exemples de colorisation des différents documents – l’opérateur, par la couleur, sait directement dans quel type de document il se trouve. Vous choisissez les couleurs, bien sûr.

MODULE DE BASE DE FACTURATION ET DE SUIVI DE GESTION COMMERCIALE

Emet des offres, des notes d’envoi et des factures.

Gère les prix clients à la carte (tarifs, prix spécifiques, remises).

Echange les données avec Excel.

Génère des statistiques de vente paramétrables.

Gère les codes à barres.

Gère les documents en prix HTVA ou prix TVAC.

Couplé avec le module Gestion des paiements, intègre toutes les fonctions nécessaires à la gestion d’un point de vente.

Transferts les clients / fournisseurs, les factures et note de crédit de vente, factures et note de crédit d’achat  et les paiements dans la comptabilité.

Gère les blocages clients sur l’encours, l’échu ou manuellement.

 Ce module dispose en standard de fonctionnalités intéressantes tel que :

- import des signalétiques depuis Excel

- export des rapports standard et paramétrables vers Excel

- assistant pour la création de rapports paramétrables

- gestion des statuts des documents (commande acceptée, confirmée, ouverte, partiellement livrée, soldée, …)

- champs statistiques paramétrables dans la fiche client/fournisseur, la fiche article, l’entête des documents ou les lignes de documents

- affichage de statistiques (paramétrables) dans la fiche client/fournisseur et la fiche article

- archivage des documents au format PDF et envoi par e-mail

- Gestion d'une seconde référence clients fournisseurs (exemple : regroupement de tous les magasins Delhaize sur le tarif du client Delhaize de base)

- Gestion de plusieurs références bancaires BAN et IBAN

- Gestion des frais de port

- Codes analytiques dans les articles (kg / litres / m²)

- Gestion des tarifs

- Gestion des codes à barres (un ou plusieurs code barres par articles / code barre par qté)

- Articles liés (vente d’une carte sim avec un gsm par exemple)

- Gestion des conditionnements

- Gestion des quantités à l'achat et à la vente

- Gestion des prix et remises par article, famille

- Gestion des prix et remises par quantité

- Gestion des prix d'achat TVAC (coefficient multiplicateur du PA par exemple)

- Mémorisation du dernier prix d'achat par fournisseur depuis un document

- Gestion des remises multicritères (période de solde / articles soldables)

- Codes analytiques dans les clients (pays / secteur …)

- Gestion des adresses de livraisons (plusieurs adresses par clients / pouvoir par exemple définir l’adresse à laquelle sont émises les factures qui n’est pas l’adresse habituelle de livraison)

- Gestion des agents (délégué / revendeur)

- Gestion du mode de regroupement des bons de livraisons sur les factures par client. Facturation par semaine / quinzaine / mois / à la demande. Une facture par bon de livraison ou regroupement des bons de livraison ou un mix des deux – certains bons étant facturés seuls et les autres regroupés.

- Multi-législation, cas de la société qui fabrique mais qui facture sur la Belgique et le Luxembourg – les livraisons se faisant sans cette distinction au moment de la facturation les factures sont éclatées entre factures belges et facture Luxembourg

- Dossier d'assurance crédit – client ne payant pas – réimpression de toutes les factures impayées en un clic

- Blocage des (livraisons) clients

- Afficher l'en-cours client dans la fiche

- Codes analytiques dans les documents

- Codes analytiques dans les lignes des documents

- Gestion des statuts

- Gestion de dossiers

- Pourcentage de commission par ligne de document

- Date de livraison par ligne de document

- Avertissement si le prix est inférieur au prix de revient

- Proposer d'importer les Back-Orders dans une nouvelle commande

- Recherche paramétrable des documents

- Calcul de la marge dans les documents de livraison client

DETAILS DES MODULES SPECIFIQUES

LE SUIVI DES NUMEROS DE SERIE

LE SUIVI DES AGENTS

Dans certains programmes, le suivi des agents/délégués et autres apporteurs d’affaire fait l’objet de modules payant spécifiques quand ce n’est pas un développement sur mesure qui est nécessaire.

Flex a pris cette demande en compte et dès le « déballage » vous disposez d’un outil pour calculer les commissions de vos intermédiaires.

La configuration est la suivante :

Exemple ici 9 points de vente connectés – la consommation de mémoire reste tout à fait acceptable.

Avantages :

Un seul ordinateur central fonctionnant sous Windows 7 64 bits Pro va gérer jusque 10 caisses. Chaque utilisateur distant aura des droits d’accès limitant son travail à la seule caisse dont il a la charge.

Par contre, si besoin est, tous les utilisateurs pourront consulter les stocks des autres magasins. (certains stocks peuvent rester privés à la centrale)

La configuration du serveur de télécommunication a été prévue pour ne nécessiter qu’un investissement tout à fait raisonnable.

Les documents générés – caisse / factures / note de crédit sont transférables vers les comptabilités BOB – WINBOOKS – CUBIC – Format texte CSV.

L’ensemble des moyens de paiements (CASH / VISA / CHEQUE …) sont transférables depuis Flex les journaux financiers et d’OD de la comptabilité.

Pour les sociétés qui sont soumises à celle-ci le logiciel intègre le module de déclaration intrastat en achats comme en livraisons.

C’est un vrai point fort du produit par rapport à la concurrence.

Les cas les plus compliqués sont envisageables – le recalcul à n’importe quelle date antérieure est possible.

Des points rarement rencontrés dans d’autres logiciels comme la dévalorisation comptable avec historisation des dévaluations ont été pris en compte.

Bien sûr en plus de l’impression, l’exportation de l’état de stock en Excel est à nouveau au menu.